财务办税人员应对退税软件的各项功能了如指掌，这样才能熟练申报，确保出口退税电子化管理工作准确无误。

　　强调依法经营，规范运作，杜绝“四自三不见”、“票换票”等非正常业务，防止受骗。不轻易涉足高风险领域和高风险业务，对涉及敏感地区或敏感商品的业务尽量不做。若要做，则货源方必须诚信可靠且经税务部门审查无骗、漏税的方可收购，并应暂扣增值税款，待收回退税款后补付。开发新商品或在新地区收购的先询问退税部门并详细了解对方情况。

理顺与海关、税务等有关部门的关系，加强沟通，扩大合作范围，经常汇报在退税工作中遇到的情况，听取退税反馈信息，从而使遇到的问题能够得到政策上的指导和具体操作上的帮助，为企业顺利出口退税创造一个比较宽松的外部环境。

企业办税人员根据关单经常上退税处核对海关信息，避免申报后因信息原因撤单，耽误时间。

　　为了有效掌握退税单证的回收情况，防止单证丢失，做好退税前期的单据准备工作，主管会计对海关报关单、核销单、专用缴款书、增值税票、退税额|发票号 逐笔追单（特别是即将到达清算期限的单证），发现问题及时处理。为了根据上表确保退税单证尽早到位，企业应制定详细的出口退税单证管理办法，对业务、储运、财务、单证等责任部门（人）的工作职责和权限，退税单据传递流程时限，奖惩等均应作严格的规范，使其既分工又协作，形成一个协同退税的有机整体，提高效率。须指出的是，出口企业若是委托外地报关行或航运公司代理报关和运输，一般不要拖欠运保费，以免核销单、关单被扣压。　

　　收汇核销对加快出口及退税进度具有重要作用，出口企业的核销员要实行固定化、专业化，熟悉进出口贸易的报关及核销工作。每单一经收汇，核销员应及时配单核销，并将逾期未核销的清理工作寓于日常的核销业务中，防止长期逾期未核销的产生，提高出口收汇核销率和交单率。

　　企业各有关部门在取得退税单证时要认真、细致、逐一审核检查。

报关单退税联必须具有报关单号，批准文号应与所配套核销单号一致，填写齐全正确，完整无损，并有口岸海关的验讫章和经办人员章。

核销单退税联应有核销单号、报关单号、出口情况并盖有外管局已核销章。

要严格按税法及有关文件规定审核增值税发票和专用缴款书的各项内容，不能有开具不规范及假发票现象发生，以保证其合格有效。在对“两单两票”的审核中，有拿不准的迅速向退税处咨询，有疑点有问题应勤于解释并退回补办。由于退税海关信息传递较慢，一般在报关出口后2个月左右才到达退税处，故有问题的“两单两票”应尽量在这段时间内解决，不延误申报退税。

　　主管会计将退税所用“两单两票”收集齐全无误后才能配单，定期申报。在电子申报软件中，将进货明细及申报退税明细逐条录入。录入时须注意：

需要办税票函调的应集中在一块申报，不能与正常的申报混在一起，影响退税；

申报前应与退税处核对是否有海关信息，无信息者不报，且录入应规范，以免撤单反复而延误时间；

远期收汇应单独申报；

报关单上的品名与增值税票的品名、商品数量、计量单位应一致，若有出入按微机中揭示的计量单位录入。

当地退税部门另有特殊规定的应按其规定办理。